Para las personas que buscan un trabajo administrativo, incluir las habilidades administrativas correctas en su currículum es muy importante. Por eso en este artículo, ofrecemos un listado de las habilidades administrativas que debes dominar.
Las más importantes habilidades administrativas que debes tener en tu currículum
Aunque hay muchos diferentes tipos de trabajos administrativos, todos requieren una base común de habilidades administrativas que son esenciales para triunfar en este campo.
1. Comunicación (verbal y escrita)
Los trabajos administrativos dependen de una buena comunicación. Ya sea que se trate de escribir un reporte, responder al teléfono, o pasar un mensaje, la comunicación eficiente es fundamental. La buena noticia es que mejorar tus habilidades de comunicación es fácil. A continuación encontrarás algunos tips que te ayudarán:
- Presta atención al lenguaje corporal
- Haz preguntas cuando sea necesario
- Repite en tus propias palabras la respuesta de la otra persona para asegurarte de que entendiste correctamente
- Usa la escucha activa
- Evita las palabras complejas que no sean necesarias
2. Organización
Cuando trabajas en una oficina, no solo se espera de ti un alto nivel de organización, sino que puedas ayudar a los demás a ser organizados también. Contar con buenas habilidades de organización te ayudará a prevenir errores, evitar malentendidos con clientes y, en general, es un requisito fundamental para que una oficina funcione de manera eficiente.
3. Gestión del tiempo
La gestión del tiempo consiste en asegurarse de que las cosas se hagan a tiempo. Y aunque esto puedes sonar facil, esta es una habilidad que a muchas personas le cuesta trabajo dominar. La gestión del tiempo es clave en una posición administrativa porque muy frecuentemente te encontrarás teniendo que terminar varias cosas a la vez. En esos casos, el secreto para una buena gestión de tiempo es ser capaz de identificar las tareas que deben terminarse antes y aquellas que pueden esperar.
4. Escribir en teclado
La mecanografía es una habilidad administrativa clásica que nunca pasa de moda. La velocidad de tecleo es usualmente medida en palabras por minuto (PPM). Para medir cuántas palabras puedes teclear por minuto, solo divide el número de letras que puedes teclear sin errores en un minuto y dividelo por cinco (la longitud promedio de una palabra). Si quieres hacer las cosas todavía más fáciles, hay websites que pueden hacer este cálculo automáticamente. Para encontrar uno, solo busca en Google “ppm palabras por minuto”.
5. Excel
Como probablemente sabes, Microsoft Excel es un programa de hojas de cálculo. En otras palabras, Excel te ayuda a capturar, almacenar, y manejar datos presentados en forma de filas y columnas. Si buscas un trabajo administrativo, hay altas posibilidades de que necesites trabajar con Excel. Esta puede ser una habilidad muy útil, por lo que te recomendamos encontrar el tiempo para estudiar un tutorial de Excel. No tengas duda de que valdrá la pena.
6. Capturar datos
Aunque son similares, la mecanografía y la captura de datos son habilidades diferentes. Mientras la mecanografía se refiere a la cantidad de palabras que puedes teclear sin errores en 60 segundos, la captura de datos se refiere al proceso de ingresar información en la base de datos de una compañía. La información puede ser palabras, números, u otro tipo de datos. La captura de datos es una habilidad valiosa que seguramente emplearán muy seguido cuando trabajes en una oficina.
7. Colaboración
Como en cualquier otro empleo, tener exito en una posicion administrativa quiere decir saber trabajar en equipo. Incluso si tienes todas las otras habilidades de esta lista, no podras alcanzar todo tu potencial si no sabes como trabajar con otros. Algunos de los rasgos de personalidad (llamados habilidades blandas)que promueven la colaboración incluyen:
- Comunicacion (ver punto número 1)
- Adaptabilidad
- Creatividad
- Empatia
- Resolución de problemas
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