La posición de asistente administrativo es esencial para compañías en muchas industrias. Si te interesa encontrar un trabajo como asistente administrativo, continúa leyendo para saber más acerca de las responsabilidades relacionadas con este tipo de empleo.
Las responsabilidades de un asistente administrativo
Un asistente administrativo es la persona responsable de desempeñar tareas administrativas o proveer soporte a los otros empleados de una oficina.
Las responsabilidades de un asistente administrativo son variadas y pueden incluir las siguientes:
- Responder y transferir llamadas telefonicas
- Recibir visitantes y clientes
- Agendar citas
- Coordinar y actualizar calendarios
- Generar reportes y presentaciones
- Mecanografiar, copiar, escanear, y archivar documentos
- Planear juntas
- Tomar notas detalladas durante las juntas
- Mantener listas de contactos
- Escribir mensajes
- Administrar inventario
- Administrar los artículos de oficina
- Ofrecer ayuda como sea necesario
Aunque todos los asistentes administrativos comparten muchas habilidades comunes, no es raro que algunos asistentes administrativos se especialicen en un determinado sector, como por ejemplo, derecho contabilidad, o aseguración.
Requisitos para ser asistente administrativo
Para ser un asistente administrativo eficiente, es necesario reunir una combinación de habilidades conocidas como hard skills (habilidades duras) y soft skills (habilidades blandas).
Las habilidades duras son cuantificables y se pueden adquirir a través del trabajo o la experiencia, como la habilidad de teclear rápido y con precisión, o el número de idiomas que una persona domina.
Las habilidades blandas, por otra parte, no se pueden cuantificar y tienen que ver con la manera en que alguien trabaja y se relaciona con los demás.
Requisitos para ser asistente administrativo: habilidades duras
El objectivo fundamental de un asistente administrativo es proveer soporte con tareas administrativas. Y para hacer eso, es necesario contar con todas o almenos algunas de lass siguientes habilidades duras, dependiendo de los requerimientoss especificos del puesto:
- Velocidad para teclear
- Conocimiento de software (especialmente procesadores de texto y hojas de cálculo)
- Familiaridad con e-mail y calendarios digitales
- Uso de herramientas de productividad y de gestión de proyectos
- Gramática y escritura
- Conocimiento básico/intermedio de matemáticas
Requisitos para ser asistente administrativo: habilidades blandas
Aunque un buen dominio de las habilidades duras es clave para tener éxito como asistente administrativo, las habilidades blandas son igualmente importantes.
Después de todo, un asistente administrativo interactúa con los clientes de la campania para la cual trabaja y tiene que colaborar con compañeros de otros departamentos. Algunas de las habilidades blandas que un asistente administrativo debe tener incluyen:
- Manejo de tiempo
- Empatia
- Flexibilidad
- Confianza en sí mismo
- Atención a los detalles
- Negociacion
- Resolución de conflictos
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